Vacancies Contribute to saving lives
Executive Operations Officer - Meekijken vanaf de zijlijn? Meedoen. (Dutch wording)
Meekijken vanaf de zijlijn? Meedoen.
Elke 27 seconden krijgt iemand de diagnose leukemie (bloedkanker). Bij WMDA werken we wereldwijd aan een oplossing: we matchen patiënten met levensreddende stamceldonoren.
We zoeken iemand die niet afwacht, maar aanpakt. Iemand die scherp ziet wat er moet gebeuren en het regelt. Je bent een bouwer. Een doener. Iemand die floreert in een dynamische omgeving en impact wil maken.
Klinkt dit als jou? Lees verder!
Wat je gaat doen
Je werkt rechtstreeks samen met onze CEO én de Raad van Toezicht. Maar dit is geen klassieke ondersteunende rol. Je bent dé schakel die dingen in beweging zet, processen stroomlijnt, mensen verbindt en plannen tot uitvoering brengt.
Je ziet wat beter kan en durft het voortouw te nemen. Jouw werk zorgt ervoor dat onze wereldwijde missie niet alleen doordacht is, en ook daadkrachtig uitgevoerd wordt. Je creëert overzicht, versnelt besluitvorming en zorgt dat iedereen op koers blijft.
Je speelt een sleutelrol in het kloppende hart van WMDA. Niet als uitvoerder aan de zijlijn, maar als drijvende kracht doe je mee.
Directie- en bestuursondersteuning
- Je bent de rechterhand van de CEO: strategisch én operationeel;
- Je helpt bij het opstellen van plannen, presentaties en communicatie (in het Engels);
- Je bewaakt deadlines voor subsidies en rapportages,
- Je ondersteunt de Raad van Toezicht waar nodig,
- Je beheert de agenda van de CEO, regelt internationale reizen
Bedrijfsvoering en procesoptimalisatie
- Je houdt contracten, documenten en processen op orde en compliant;
- Je verbetert interne workflows en systemen;
- Je coördineert WMDA-brede projecten en initiatieven;
- Je bent het eerste aanspreekpunt bij operationele issues;
- Je zit vergaderingen voor waar nodig en houdt vaart in processen;
- Je organiseert offsites, workshops en teammomenten;
- Je zorgt dat interdisciplinaire projecten soepel verlopen (denk aan IT, operations en programmateams);
- Je springt bij waar nodig (bijv. piekdrukte of afwezigheid).
Fundraising & External Relations
- Je werkt mee aan fondsenwerving en due diligence trajecten;
- Je onderhoudt contact met onze corporate members en externe partners;
- Je helpt bij het voorbereiden van pitch decks, rapporten en subsidieaanvragen;
- Je signaleert knelpunten vóór ze problemen worden.
Wat jij meebrengt
Ervaring & achtergrond
- Bachelor in bedrijfskunde, bestuurskunde, rechtsgeleerdheid of een gerelateerd vakgebied;
- 3–5 jaar ervaring in een operations-, projectmanagement- of executive supportrol;
- Kennis van HR, IT, compliance of contractbeheer is een pré;
- Je spreekt en schrijft vloeiend Engels én Nederlands.
Skills & mindset
- Je denkt strategisch en houdt van plannen;
- Je bent proactief, discreet en betrouwbaar;
- Je bent tech-savvy met MS Office en moderne tools;
- Je communiceert makkelijk en werkt graag samen;
- Je bent impactgedreven en voelt je thuis in een missie-gedreven organisatie.
Wat wij bieden
- Een flexibele parttime of fulltime functie (minimaal 32 uur);
- Een 13e maand en uitstekende pensioenregeling;
- Hybride werken + kantoor naast station Leiden Centraal;
- Een internationale, betrokken teamcultuur;
- De kans om wereldwijd impact te maken met je dagelijkse werk.
Solliciteer nu
Stuur je CV en motivatie uiterlijk 18 augustus 2025 naar hr@wmda.info.
Vragen? Neem contact op met onze recruiter via e-mail.
Deze vacature is alleen open voor kandidaten met een geldige EU-werkvergunning.
Executive Operations Officer — This Is Your Challenge! (English wording)
We’re looking for someone who’s not afraid to roll up their sleeves, spot what needs doing, and make it happen. You’re a builder. A doer. Someone who thrives in a fast-paced environment and wants to be at the heart of a growing mission-driven team.
Sound like you? Read on.
Your Role
You’ll work directly with our CEO and the Non-Executive Council. You’re not just supporting, you’re leading, fixing, improving, and connecting across the WMDA. Your work ensures that the mission runs smoothly, people stay aligned, and ideas turn into action. This is more than just an executive support role: you’ll be a key driver of operational excellence, project execution, and cross-functional collaboration at the heart of a global, mission-driven organisation.
Strategic Planning & CEO Support
- Act as a right hand to the CEO, providing strategic and operational support
- Preparing presentations, plans and communication (in English)
- Support grant and reporting timelines
- Carry out ‘any other duties’ assigned by the Non-Executive Council (Raad van Toezicht)
- Manage the CEO’s agenda, international travel, and board coordination
Business Operations & Compliance
- Keep contracts, documents, and internal processes compliant and organised
- Improve internal systems and workflows
- Coordinate WMDA-wide initiatives and projects
- Be the first point of contact for operational issues across the WMDA team
- Jump in where needed (e.g, peak load, absences)
Cross-functional Execution
- Collaborate on fundraising and due diligence efforts
- Liaise with Corporate Members and key external partners
- Prepare materials for grants, reports and investor documents (pitch decks, reports, etc.)
- Help keep cross-functional projects running smoothly (IT, operations, and WMDA mission pillars)
- Spot issues before they become problems and help solving them
- Organise internal offsites, workshops, and (team) events
- Chair meetings when needed, and make sure things move forward
What You Bring
Experience & Qualifications
- Bachelor’s degree in business administration or related field
- 3-5 years in executive operations, project management, or business support
- Some knowledge of HR, IT-coordination, compliance or legal/contract management is a plus
- Excellent communication skills in English and Dutch
Skills & Mindset
- Strategic, analytical mindset with excellent planning skills
- Proactive, discrete, and highly trustworthy
- Tech-savvy with Microsoft Office and modern collaboration tools
- Strong interpersonal skills and a team-oriented approach
- Motivated by impact and purpose-driven work
What We Offer
- A flexible, part-time or full-time position (minimum 32 hours/week)
- A 13th month salary and excellent pension plan
- Hybrid work model & central office near Leiden Central Station
- A highly collaborative and international team culture
- The chance to make global impcat through your daily work
Apply Today
Send your CV and motivational letter to hr@wmda.info by 18 August 2025. Questions? Reach out to our recruiter via email.
Please note: this vacancy is open to candidates with an EU work permit only.